Tous les outils – Optimisation d’un processus

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Débriefer l’atelier, la réunion, la séance qui vient de se dérouler afin de s’aligner, s’adapter pour la suite et d’ancrer les travaux En groupe15 mnFeuilles de papier, Post-its.ObjectifsCet outil est idéal pour faire un bilan complet, individuel et collectif, en...

Suivi des réunions AS

AS, cadrer_as, caractériser_as, cloturer_as, décrire_as, définir_as, repérer_as, sélectionner_as

DétailsA chaque étape de l'atelier, il est nécessaire de comptabliser le temps passé que ce soit en atelier ou en intersession. Nous vous proposons un fichier de suivi.A téléchargerModèle excel du suivi des réunions : ici

Plan d’action détaillé en sortie de l’atelier structure

AS, définir_as

DétailsPlan d'action détaillé à compléter, pour validation en CRD.A téléchargerMaquette excel du plan d'action : ici

Fiche de description « Solutions/Scénarios »

AS, caractériser_as, sélectionner_as

DétailsCette maquette permet de détailler les scénarios ou modalités concrètes de mise en œuvre des solutions retenues. Elle est à dupliquer autant de fois qu'il y a de scénarios.A téléchargerMaquette scénario : ici

Matrice Faisabilité-Impact

AS, caractériser_as, sélectionner_as

DétailsLa matrice proposée permet d'objectiver les solutions/idées et retenir celles avec le meilleur rapport efficacité / faisabilité.A téléchargerMaquette excel de la matrice : ici

Modèles organisationnels

AS, caractériser_as

DétailsLes modèles organisationnels peuvent être utiliser pour élaborer les propositions d'améliorationsA téléchargerModèles organisationnels : ici

Message de convocation Réunion 2 AS

AS, caractériser_as

DétailsLa convocation a la deuxième réunion (et au suivantes) permet de confirmer date et salle, contenu de la réunion, préparation éventuelle et de préciser comment comptabiliser la réunion dans ORI ou en terme de déplacement.A téléchargerModèle excel de message de...

Modélisation des enjeux de progrès

AS, repérer_as

DétailsLa matrice jointe permet de cadrer la formulation des enjeux de progrès, par composante et de formuler des propositions d'améliorations en réponse.A téléchargerMaquette excel des enjeux de progrès : ici Diagramme excel : ici

Modélisation du macro-processus

AS, décrire_as

DétailsLa description du macro-processus via post-it devra être formalisée, à l'issue de la réunion, dans un fichier excel. En voici un exemple. On distinguera les activités réalisées, les produits et les entrées et sorties du processus, tout en veillant à rester...

Domaine d’activité statégique (DAS)

AS, décrire_as

DétailsLa méthode DAS (Domaine d'activité statégique) permet de caractériser les frontières du processus et identifier les acteurs qui interviennent dans le processus en répondant collectivement aux questions : - Quoi ? (quels sont les produits, A quoi cela sert-il) -...

Supports de présentation de la méthode Atelier structure

AS, décrire_as

DétailsIl est impératif de débuter les travaux par une présentation de la méthode aux participants. Pour cela il est proposé une vidéo à leur diffuser en réunion, d'une durée d'environ 8 mn.A téléchargerVidéo : iciVidéo[pdf-embedder...

Message de convocation Réunion 1 AS

AS, cadrer_as

DétailsLa convocation a la première réunion permet de confirmer date et salle, contenu de la réunion, préparation éventuelle et de préciser comment comptabiliser la réunion dans ORI ou en terme de déplacement.A téléchargerModèle excel de message de convovation :...

Message de lancement de l’atelier AS

AS, cadrer_as

DétailsLe message de lancement de l'atelier permet de confirmer la participation des acteurs, de leur diffuser la lettre de mission et de leur proposer des dates de réunions. Il est à formaliser par les animateurs en lien avec le sponsor de l'atelier.A...

Message de recensement des participants AS

AS, cadrer_as

DétailsLe message de recensement des participants permet de faire connaître aux pilotes de fonction concernés les besoins de l'atelier. Il est à formaliser par les animateurs en lien avec le sponsor de l'atelier.A téléchargerModèle de message de rencensement :...

Lettre de mission AS

AS, cadrer_as

DétailsLa lettre de mission permet de cadrer les objectifs de l'atelier en clarifiant notamment le problème ou opportunité et le niveau de progrès à atteindre. Il précise les échéances et acteurs.A téléchargerModèle excel de lettre de mission : ici

Suivi des réunions AO

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Suivi de l’avancée des travaux AO

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DétailsCe diaporama peut être ajusté pour présenter l'avancée des travaux tout au long de la démarche. Il sera utilisé dans son intégralité pour la présentation en CRD (ou au pilote de fonction dans le cadre d'un atelier flash)A téléchargerModèle de powerpoint de...

Plan d’actions en sortie d’atelier AO

AF, améliorer_af, améliorer_ao, AO, tester_af, tester_ao

DétailsPlan d'action à compléter au fil des étapes, à alléger dans le cadre d'un atelier flashA téléchargerModèle excel du plan d'action : ici

Fil conducteur réunion 3 AO

AF, améliorer_af, améliorer_ao, AO

DétailsSelon l'avancée des réunions précédentes, la 3eme réunion de l'atelier peut se décliner ainsi (à adapter si atelier flash) : Présentation des travaux précédents, suite des travaux sur les actions d'amélioration, priorisation des solutions et formalisation au...

Tableau d’analyse de la valeur ajoutée, identification des gaspillages et propositions de leviers d’amélioration

AF, améliorer_af, améliorer_ao, analyser_af, analyser_ao, AO

DétailsTableau à compléter au fil des étapes, à alléger dans le cadre d'un atelier flashA téléchargerTableau excel à compléter : ici

Gaspillages

analyser_ao, AO

DétailsSont ici listées les 7 types de gaspillages avec des exemplesA téléchargerListe des 7 types de gasillages : iciListe

Valeur ajoutée

analyser_ao, AO

DétailsEst ici définie la notion de valeur ajoutée, qui fera l'objet d'un travail avec le groupeA téléchargerNotion de valeur ajoutée : iciNotion de valeur ajoutée[pdf-embedder...

Fil conducteur réunion 2 AO

AF, analyser_af, analyser_ao, AO

DétailsSelon l'avancée de la première réunion, la 2eme réunion de l'atelier peut se décliner ainsi (à adapter si atelier flash) : Présentation de la formalisation réalisée et validation/ajustement des éléments en séance, identification de la valeur ajoutée, recherche...

Modélisation de l’existant AO

AO, décrire_ao

DétailsLa description du processus via post-it devra être formalisée, à l'issue de la réunion, dans un fichier excel. En voici un exempleA téléchargerModèle excel : ici

Supports de présentation de la méthode d’optimisation

AF, AO, décrire_af, décrire_ao

DétailsIl est impératif de débuter les travaux par une présentation de la méthode aux participants. Pour cela il est proposé deux présentations powerpoint à adapter à votre convenance ou une vidéo à leur diffuser en réunion, d'une durée de moins de 6 mn,A...

Fil conducteur réunion 1 : description du processus AO

AF, AO, décrire_af, décrire_ao

DétailsLa première réunion de l'atelier se compose en général de 3 temps : l'introduction avec présentayion du thème d'atelier et de la méthode d'optimisation, un échange autour du périmètre de l'atelier puis une description du processus, et enfin une clôture de la...

Message de convocation à la première réunion AO

AF, AO, décrire_af, décrire_ao

Message de lancement de l’atelier AO

AF, AO, cadrer_af, cadrer_ao

Message de recensement des participants AO

AO, cadrer_ao

DétailsIl permet de délimiter et comprendre le processus sur lequel on va travailler via un cadrage du processus avec fournisseurs, intrants, processus avec macro-étapes, extrants et bénéficiairesA téléchargerModèle de message de recesensement des participants :...

SMART

AF, AO, cadrer_af, cadrer_ao

DétailsMéthode permettant de fixer des objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels.A téléchargerMéthode SMART : iciMéthode

Fipeb

AO, cadrer_ao

DétailsIl permet de délimiter et comprendre le processus sur lequel on va travailler via un cadrage du processus avec fournisseurs, intrants, processus avec macro-étapes, extrants et bénéficiairesA téléchargerMéthode Fipeb : ici Outil excel : iciMéthode[pdf-embedder...

Charte projet

AO, cadrer_ao

DétailsLa charte projet est similaire à une lettre de mission mais évolutive au cours de l’atelier Elle va jusqu’au calendrier prévisionnel des différentes phases Elle évolue dans le temps, notamment les objectifs opérationnels qui peuvent être affinés en cours...

Lettre de mission AO

AF, AO, cadrer_af, cadrer_ao

DétailsLa lettre de mission permet de cadrer le thème de travail à optimiser en clarifiant le périmètre, caractériser la situation de départ et fixer les objectifs de progrès. Il précise les échéances et acteurs.A téléchargerModèle de la lettre de mission :...