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Atelier Structure – Décrire
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Objectifs de l’étape
Elaborer une description des étapes et acteurs du processus
Acteurs
Partipants de l’atelier
Modalités pratiques
Cette étape se réalise sur une 1/2 à une journée en réunion physique :
- Sensibiliser les participants à la méthode
- Présenter la lettre de mission de façon détaillée et obtenir l’adhésion de tous sur le périmètre et les objectifs
- La description se réalise sur la base des modalités suivantes :
Compléter le DAS :
- Caractériser le D.A.S – (Processus, Produit, Client)
- Caractériser les frontières du processus
- Identifier les acteurs qui interviennent dans le processus
Décrivez les activités de façon macro selon la fiche de modélisation :
- Nommer les activités réalisées par les acteurs
- Agencer l’ordre de déroulement du processus
- Mettre en évidence les « produits » et les E/S du processus
Concrètement ?
Présentation du diaporama par les animateurs (choix entre un diaporama synthétique et un plus détaillé avec les notions clés)
Utiliser la méthode des « post-it et des gommettes »
L’animateur met au propre les travaux sur excel
Important : Noter sur des posts-it à part toutes les questions qui se posent durant la phase de description
Post-réunion : envoi par le ou les animateurs aux participants (copie au Sponsor) des travaux pour éventuels compléments inter-session
Outils
- Matériel : ordinateur portable, vidéo projecteur, papier kraft, post-it de bonne qualité d’au moins 3 couleurs, scotch, gommettes, marqueurs, appareil photo, …
- Diaporama synthétique de présentation de la méthode
- D.A.S – (Processus, Produit, Client)
- Fiche de Caractérisation de Processus, Méthode de description – « Atelier Structure »
Voir les outils
Durée
1/2 à 1 jour
Astuces
Pensez à réserver le matériel :
- ordinateur portable,
- videoprojecteur,
- papier kraft, post-it de bonne qualité d’au moins 3 couleurs, scotch, gommettes, marqueurs,
- appareil photo, …
Penser à noter toutes les questions et idées qui se posent tout au long de la journée sur des posts-it que vous utiliserez lors de la phase « repérer »
Avant la réunion, si binôme, partagez-vous les rôles et les tâches à effectuer durant l’atelier (1 anime et 1 formalise).
Pensez à compléter l’onglet « Réunions » en fin de pas à pas afin de comptabiliser le temps passé sur l’atelier
Prévoir article Iliad à l’issue de la première réunion, avec photo des participants prise en séance
Les outils de l’étape
Feedback
Débriefer l’atelier, la réunion, la séance qui vient de se dérouler afin de s’aligner, s’adapter pour la suite et d’ancrer les travaux En groupe15 mnFeuilles de papier, Post-its.ObjectifsCet outil est idéal pour faire un bilan complet, individuel et collectif, en...
Suivi des réunions AS
DétailsA chaque étape de l'atelier, il est nécessaire de comptabliser le temps passé que ce soit en atelier ou en intersession. Nous vous proposons un fichier de suivi.A téléchargerModèle excel du suivi des réunions : ici
Modélisation du macro-processus
DétailsLa description du macro-processus via post-it devra être formalisée, à l'issue de la réunion, dans un fichier excel. En voici un exemple. On distinguera les activités réalisées, les produits et les entrées et sorties du processus, tout en veillant à rester...
Domaine d’activité statégique (DAS)
DétailsLa méthode DAS (Domaine d'activité statégique) permet de caractériser les frontières du processus et identifier les acteurs qui interviennent dans le processus en répondant collectivement aux questions : - Quoi ? (quels sont les produits, A quoi cela sert-il) -...
Supports de présentation de la méthode Atelier structure
DétailsIl est impératif de débuter les travaux par une présentation de la méthode aux participants. Pour cela il est proposé une vidéo à leur diffuser en réunion, d'une durée d'environ 8 mn.A téléchargerVidéo : iciVidéo[pdf-embedder...