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Atelier d’Optimisation flash – Cadrer

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Objectifs de l’étape

Clarifier l’objectif de l’atelier et organiser son déroulement

Acteurs

Sponsors et animateurs

Modalités pratiques

Périmètre :

  • s’approprier la commande, caractériser la situation de départ et fixer les objectifs de progrès
  • définir le périmètre du processus à étudier

Equipe :

  • 6 à 8 personnes (hors animateurs)
  • Opérationnels du champ étudié : gestionnaires, experts techniques, cadres de proximité, … (a minima 60 % du groupe)
  • Autres participants : opérationnels de processus en interaction, experts des fonctions supports (Informatique, MR, CG, Compta, …)

Planification :

  • L’atelier doit s’étaler sur 2 à 3 jours maximum
  • Planifier les rencontres : idéalement un séminaire de 2 jours

Concrètement ?

Périmètre :

  • Animateurs : rédaction de la lettre de mission.
  • Pilote de fonction: valider la lettre de mission

Equipe :

  • Animateurs : envoyer un message aux pilotes agents concernés pour  expliquer la démarche et l’atelier

Planification :

Animateurs : envoyer un message aux participants (copie pilotes concernés + directeurs sites) pour expliquer la démarche et l’atelier, transmettre la lettre de mission validée et fixer les dates et lieu de rencontre.

Outils

  • Modèle lettre de mission 
  • Modèle de message Lotus du sponsor à l’attention des pilotes concernés pour choix des participants
  • Modèle de message Lotus  du sponsor à l’attention des participants pour lancement de l’atelier

Voir les outils

Durée

15 jours

Astuces

Pensez à réserver  :

  • les salles,
  • le matériel (ordinateur portable, post-it, …) ,
  • et les déjeuners !

Pensez au besoin à initier un brise glace en début d’atelier et un « ROTI » en fin

Pensez à compléter l’onglet « Réunions » en fin de pas à pas afin de comptabiliser le temps passé sur l’atelier

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Les outils de l’étape

Suivi des réunions AO

DétailsA chaque étape de l'atelier, il est nécessaire de comptabliser le temps passé que ce soit en atelier ou en intersession. Nous vous proposons un fichier de suivi.A téléchargerModèle excel de suivi des réunions : ici

Message de lancement de l’atelier AO

DétailsLe message de lancement de l'atelier permet de confirmer la participation des acteurs, de leur diffuser la lettre de mission et de leur proposer des dates de réunions. Il est à formaliser par les animateurs en lien avec le sponsor de l'atelier.A...

SMART

DétailsMéthode permettant de fixer des objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels.A téléchargerMéthode SMART : iciMéthode

Lettre de mission AO

DétailsLa lettre de mission permet de cadrer le thème de travail à optimiser en clarifiant le périmètre, caractériser la situation de départ et fixer les objectifs de progrès. Il précise les échéances et acteurs.A téléchargerModèle de la lettre de mission :...