← Retour à l’Atelier d’optimisation classique
Atelier d’Optimisation classique – Décrire
◄ Etape précédente
Etape suivante ►
Objectifs de l’étape
Obtenir une description détaillée du processus
Acteurs
Participants de l’atelier
Modalités pratiques
Cette étape se réalise sur une journée en réunion physique en 5 temps :
- Sensibiliser les participants à la méthode
- Présenter la lettre de mission de façon détaillée et obtenir l’adhésion de tous sur le périmètre et les objectifs
- Réaliser une visite terrain si nécessaire
- Modéliser le processus en identifiant les valeurs ajoutées
- Faire une synthèse sur la situation du processus en dégageant les premières faiblesses et gaspillages
Concrètement ?
- Présentation du diaporama par les animateurs (choix entre un diaporama synthétique et un plus détaillé avec les notions clés)
- Les animateurs doivent prévenir au préalable les services visités
- Utiliser la méthode des « post-it et des gommettes »Le co-animateur met au propre l’ordinogramme sur excel
- Post-réunion : envoi par les animateurs aux participants (copie au Sponsor) de l’ordinogramme pour éventuels compléments inter-session
Outils
- Matériel : ordinateur portable, videoprojecteur, papier kraft, post-it de bonne qualité d’au moins 3 couleurs, scotch, gommettes, marqueurs, appareil photo, …
- Diaporama synthétique de présentation de la méthode
- Diaporama détaillé de présentation de la métode
- Modélisation de l’ordinogramme sous Excel
Voir les outils
Durée
1 jour
Astuces
Pensez à réserver le matériel :
- ordinateur portable, vidéoprojecteur,
- papier kraft, post-it de bonne qualité d’au moins 3 couleurs, scotch, gommettes, marqueurs,
- appareil photo, …
Avant la réunion, partagez-vous les rôles et les tâches à effectuer durant l’atelier (1 anime et 1 formalise).
Pensez à prévenir en amont les services visités.
Pensez à compléter l’onglet « Réunions » en fin de pas à pas afin de comptabiliser le temps passé sur l’atelier
Prévoir article Iliad à l’issue de la première réunion, avec photo des participants prise en séance
Les outils de l’étape
Feedback
Débriefer l’atelier, la réunion, la séance qui vient de se dérouler afin de s’aligner, s’adapter pour la suite et d’ancrer les travaux En groupe15 mnFeuilles de papier, Post-its.ObjectifsCet outil est idéal pour faire un bilan complet, individuel et collectif, en...
Suivi des réunions AO
DétailsA chaque étape de l'atelier, il est nécessaire de comptabliser le temps passé que ce soit en atelier ou en intersession. Nous vous proposons un fichier de suivi.A téléchargerModèle excel de suivi des réunions : ici
Suivi de l’avancée des travaux AO
DétailsCe diaporama peut être ajusté pour présenter l'avancée des travaux tout au long de la démarche. Il sera utilisé dans son intégralité pour la présentation en CRD (ou au pilote de fonction dans le cadre d'un atelier flash)A téléchargerModèle de powerpoint de...
Modélisation de l’existant AO
DétailsLa description du processus via post-it devra être formalisée, à l'issue de la réunion, dans un fichier excel. En voici un exempleA téléchargerModèle excel : ici
Supports de présentation de la méthode d’optimisation
DétailsIl est impératif de débuter les travaux par une présentation de la méthode aux participants. Pour cela il est proposé deux présentations powerpoint à adapter à votre convenance ou une vidéo à leur diffuser en réunion, d'une durée de moins de 6 mn,A...
Fil conducteur réunion 1 : description du processus AO
DétailsLa première réunion de l'atelier se compose en général de 3 temps : l'introduction avec présentayion du thème d'atelier et de la méthode d'optimisation, un échange autour du périmètre de l'atelier puis une description du processus, et enfin une clôture de la...
Message de convocation à la première réunion AO
DétailsLa convocation a la première réunion permet de confirmer date et salle, contenu de la réunion, préparation éventuelle et de préciser comment comptabiliser la réunion dans ORI ou en terme de déplacement.A téléchargerModèle de message de convocation :...