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Atelier Structure – Cadrer

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Objectifs de l’étape

Clarifier l’objectif de l’atelier et organiser son déroulement

Acteurs

Sponsor et Animateurs

Modalités pratiques

Périmètre :

  • S’approprier la commande, caractériser la situation de départ et fixer les objectifs de progrès
  • Définir le périmètre du processus à étudier

    Equipe :

    • 5 à 7 personnes (hors animateur(s))
    • Managers ou cadres techniques des fonctions concernées directement (a minima 60 % du groupe)
    • Autres participants : experts des fonctions supports (Informatique, MR, CG, Compta, …) si nécessaire

    Point d’alerte : S’assurer d’avoir un représentant de toutes les fonctions concernées

    Planification :

    • L’atelier en lui même (phases : décrire, repérer et caractériser) doit s’étaler sur 1 semaine maximum
    • Planifier les rencontres :

    – 2 réunions physiques d’une journée pour les 3 étapes décrire, repérer et caractériser

    – une visio (max 2h) pour la phase définir

    • Etablir un planning de déroulement des travaux

    Concrètement ? 

    Périmètre :

    • Animateur(s) : rédaction de la lettre de mission.
    • Sponsor : validation de la lettre de mission

    Equipe :

    • Animateur(s) : envoyer un message aux pilotes des fonctions concernées (copie Sponsor) pour expliquer la démarche, l’atelier et solliciter la participation des agents.
    • Indiquer dans le message les profils souhaités + date butoir de réponse.
    • En fonction des réponses, constituer le groupe
    • En cas de doute, faire trancher le sponsor.

    Planification :

    • Animateurs : préparer un message à envoyer par le sponsor aux participants (copie pilotes concernés) pour expliquer la démarche et l’atelier, transmettre la lettre de mission validée et fixer les dates et lieu de rencontre.

      Outils

      • Modèle lettre de mission 
      • Modèle de message à l’attention des pilotes concernés pour choix des participants
      • Modèle de message du sponsor à l’attention des participants pour lancement de l’atelier
      • Modèle de message de convocation à la première réunion de l’atelier

      Voir les outils

      Durée

      15 jours

      Astuces

      Pensez à réserver  :

      • les salles,
      • le matériel (ordinateur portable, post-it, …) ,
      • et les déjeuners !

      Pensez au besoin à prévoir un brise glace en début d’atelier et un « ROTI » en fin

      Pensez à compléter l’onglet « Réunions » en fin de pas à pas afin de comptabiliser le temps passé sur l’atelier

      Télécharger la page

      Les outils de l’étape

      Suivi des réunions AS

      DétailsA chaque étape de l'atelier, il est nécessaire de comptabliser le temps passé que ce soit en atelier ou en intersession. Nous vous proposons un fichier de suivi.A téléchargerModèle excel du suivi des réunions : ici

      Message de convocation Réunion 1 AS

      DétailsLa convocation a la première réunion permet de confirmer date et salle, contenu de la réunion, préparation éventuelle et de préciser comment comptabiliser la réunion dans ORI ou en terme de déplacement.A téléchargerModèle excel de message de convovation :...

      Message de lancement de l’atelier AS

      DétailsLe message de lancement de l'atelier permet de confirmer la participation des acteurs, de leur diffuser la lettre de mission et de leur proposer des dates de réunions. Il est à formaliser par les animateurs en lien avec le sponsor de l'atelier.A...

      Message de recensement des participants AS

      DétailsLe message de recensement des participants permet de faire connaître aux pilotes de fonction concernés les besoins de l'atelier. Il est à formaliser par les animateurs en lien avec le sponsor de l'atelier.A téléchargerModèle de message de rencensement :...

      Lettre de mission AS

      DétailsLa lettre de mission permet de cadrer les objectifs de l'atelier en clarifiant notamment le problème ou opportunité et le niveau de progrès à atteindre. Il précise les échéances et acteurs.A téléchargerModèle excel de lettre de mission : ici