Clarifier l’objectif de l’atelier et organiser son déroulement

Périmètre :

• s’approprier la commande, caractériser la situation de départ et fixer les objectifs de progrès
• définir le périmètre du processus à étudier

Equipe :

• 6 à 8 personnes (hors animateurs)
• Opérationnels du champ étudié : gestionnaires, experts techniques, cadres de proximité, … (a minima 60 % du groupe)
• Autres participants : opérationnels de processus en interaction, experts des fonctions supports (Informatique, MR, CG, Compta, …)

Point d’alerte : S’assurer d’avoir un représentant de toutes les fonctions concernées

Planification :

• L’atelier doit s’étaler sur 12 semaines maximum
• Planifier les rencontres :

         – 3 réunions physiques d’une journée pour les 3 étapes décrire, analyser et améliorer

          – 1 réunion pour l’étape Evaluer

• Etablir un planning de déroulement des travaux

Concrètement ?

Périmètre :

• Animateurs : rédaction de la lettre de mission.
• Sponsor : valider la lettre de mission

Equipe :

• Animateurs : envoyer un message aux pilotes des fonctions concernées (copie Sponsor) pour  expliquer la démarche, l’atelier et solliciter la participation des agents.
• Indiquer dans le message les profils souhaités + date butoir de réponse.
• En fonction des réponses, constituer le groupe en veillant à la mixité des sites, des expertises et des générations.
• En cas de doute, faire trancher le sponsor.

Planification :

Animateurs : préparer un message à envoyer par le sponsor aux participants (copie pilotes concernés + directeurs sites) pour expliquer la démarche et l’atelier, transmettre la lettre de mission validée et fixer les dates et lieu de rencontre.